// Externe E-Mail-Verschlüsselung für sichere Kommunikation mit Partnern
Für viele Unternehmen ist dieses Szenario erschreckend vertraut. Die externe Kommunikation – insbesondere per E-Mail – stellt eine bedeutende Sicherheitsherausforderung dar. Viele externe Partner und Lieferanten verfügen nicht über die notwendigen Verschlüsselungstools, um eine sichere Kommunikation zu gewährleisten. Das setzt Unternehmen einem breiten Spektrum an Risiken aus, von Datenschutzverletzungen bis hin zu gezielten Phishing-Angriffen, die nur eine E-Mail entfernt sind.
Der steigende Bedarf an sicherer externer Kommunikation
Ein mittelständisches Produktionsunternehmen musste sich kürzlich einem ernsthaften Problem stellen. Die Geschäftsführung kommunizierte regelmäßig mit Lieferanten weltweit und tauschte dabei sensible Produktionsdaten, Verträge und Finanzinformationen aus. Doch ein kürzlich erfolgter Phishing-Angriff deckte eine Schwachstelle in ihrer E-Mail-Kommunikation auf – die an externe Partner gesendeten E-Mails waren nicht immer ausreichend geschützt.
Das Problem lag nicht nur beim Unternehmen selbst, sondern auch bei seinen Partnern. Viele der externen Partner verfügten nicht über die nötige Infrastruktur für E-Mail-Verschlüsselung und erhielten wichtige E-Mails im Klartext. Das stellte ein enormes Risiko dar, da sensible Informationen leicht von böswilligen Akteuren abgefangen werden konnten.
Die Suche nach einer benutzerfreundlichen Lösung
Für das Produktionsunternehmen war das Ziel klar: Es benötigte eine Verschlüsselungslösung, die sowohl sicher als auch einfach für die externen Partner zugänglich war. Es konnte nicht erwarten, dass jeder Anbieter oder Lieferant über dieselbe Verschlüsselungstechnologie verfügte. Ebenso wenig wollte es sie mit komplexen Schlüsselaustauschsystemen belasten. Was sie brauchten, war eine Lösung, die ihre Kommunikation absicherte, ohne dass die Empfänger zusätzliche Software installieren oder technisches Fachwissen mitbringen mussten.
Ein neuer Ansatz: Vereinfachte E-Mail-Verschlüsselung
Das Unternehmen entschied sich für eine E-Mail-Verschlüsselungslösung, die sowohl den internen als auch den externen Anwendern entgegenkam. Mit dieser Lösung wurden E-Mails, die an externe Partner gesendet wurden, automatisch verschlüsselt. Die Empfänger erhielten die Möglichkeit, E-Mails entweder als passwortgeschützte PDFs zu öffnen oder über einen sicheren Webmailer darauf zuzugreifen. So blieben sensible Informationen geschützt, ohne dass die Empfänger zusätzliche Software installieren oder selber Verschlüsselungsmaterial verwalten mussten.
Anstatt die Sicherheit auf Kosten der Benutzerfreundlichkeit zu steigern, erhielt der externe Partner eine einfache Benachrichtigung mit einem Link zu einem sicheren Webmail-Portal oder einem verschlüsselten PDF-Anhang. Der Partner konnte auf die sichere E-Mail zugreifen, indem er ein zuvor sicheres durch den Absender übermitteltes Einmalpasswort eingab oder eine Selbstregistrierung durchführte. Auf diese Weise blieb die Nachricht geschützt, ohne dass der Partner über eine spezielle Verschlüsselungsinfrastruktur verfügen musste.
Erfolg: Einfache Sicherheit für alle
Innerhalb weniger Wochen nach der Einführung der Lösung verzeichnete das Produktionsunternehmen deutliche Verbesserungen in der E-Mail-Sicherheit. Externe Partner konnten ohne Schwierigkeiten auf gesicherte E-Mails zugreifen, und die sensiblen Kommunikationsinhalte waren nicht mehr dem Risiko des Abfangens ausgesetzt. Der größte Vorteil: Die Lösung störte die Geschäftsabläufe nicht und die externen Partner fanden das System benutzerfreundlich und leicht verständlich.
Diese Fallstudie zeigt, wie Unternehmen ihre externe Kommunikation absichern können, ohne ihren Partnern eine unnötige Last aufzuerlegen. Mit den richtigen Tools können selbst die sensibelsten E-Mails geschützt werden, sodass das Unternehmen nicht nur die DSGVO-/GDPR-Vorgaben erfüllt, sondern auch das Vertrauen seiner externen Partner bewahrt und stärkt.
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