// Externe E-Mail-Verschlüsselung für sichere Kommunikation mit Lieferanten und Geschäftspartnern
Für viele Unternehmen ist dieses Szenario alarmierend vertraut. Die externe Kommunikation – insbesondere per E-Mail – stellt eine erhebliche Sicherheitsherausforderung dar. Zahlreiche externe Partner und Lieferanten verfügen nicht über die notwendigen Verschlüsselungstools, um eine sichere Kommunikation zu gewährleisten. Dies setzt Unternehmen einem breiten Spektrum an Risiken aus, von Datenschutzverletzungen bis hin zu gezielten Phishing-Angriffen.
Der steigende Bedarf an sicherer externer Kommunikation
Ein großer Discounter sah sich kürzlich mit einem ernsthaften Problem konfrontiert. Die Geschäftsführung kommunizierte regelmäßig mit Lieferanten weltweit und tauschte dabei vertrauliche Verträge und sensible Unternehmensdaten aus. Ein kürzlich erfolgter Cyberangriff deckte jedoch eine Schwachstelle in ihrer E-Mail-Kommunikation auf – die an externe Partner gesendeten E-Mails waren nicht immer ausreichend geschützt.
Das Problem lag nicht nur beim Discounter selbst, sondern auch bei seinen Partnern. Viele der externen Unternehmen verfügten nicht über die nötige Infrastruktur für E-Mail-Verschlüsselung und erhielten wichtige E-Mails im Klartext. Dies stellte ein enormes Risiko dar, da sensible Informationen leicht von böswilligen Akteuren abgefangen werden konnten.
Die Suche nach einer benutzerfreundlichen Lösung
Für den Discounter war das Ziel klar: Er benötigte eine Verschlüsselungslösung, die sowohl sicher als auch einfach für die externen Partner zugänglich war. Das Unternehmen konnte nicht erwarten, dass jeder Lieferant über dieselbe Verschlüsselungstechnologie verfügte. Ebenso wenig wollte der Discounter sie mit komplexen Schlüsselaustauschsystemen belasten. Es wurde eine Lösung benötigt, die die Kommunikation absicherte, ohne dass die Empfänger zusätzliche Software installieren oder technisches Fachwissen mitbringen mussten.
Ein neuer Ansatz: Vereinfachte E-Mail-Verschlüsselung
Der Discounter entschied sich für eine E-Mail-Verschlüsselungslösung, die sowohl internen als auch externen Anwendern entgegenkam. Mit dieser Lösung wurden E-Mails, die an externe Partner gesendet wurden, automatisch verschlüsselt. Die Empfänger erhielten die Möglichkeit, E-Mails entweder als passwortgeschützte PDFs zu öffnen oder über einen sicheren Webmailer darauf zuzugreifen. So blieben sensible Informationen geschützt, ohne dass die Empfänger zusätzliche Software installieren oder selbst Verschlüsselungsmaterial verwalten mussten.
Anstatt die Sicherheit auf Kosten der Benutzerfreundlichkeit zu steigern, erhielt der externe Partner eine einfache Benachrichtigung mit einem Link zu einem sicheren Webmail-Portal oder einem verschlüsselten PDF-Anhang. Der Partner konnte auf die sichere E-Mail zugreifen, indem er ein zuvor übermitteltes Einmalpasswort eingab oder eine Selbstregistrierung durchführte. Auf diese Weise blieb die Nachricht geschützt, ohne dass der Partner über eine spezielle Verschlüsselungsinfrastruktur verfügen musste.
Erfolg: Einfache Sicherheit für alle
Innerhalb weniger Wochen nach der Einführung der Lösung verzeichnete der Discounter deutliche Verbesserungen in der E-Mail-Sicherheit. Externe Partner konnten ohne Schwierigkeiten auf gesicherte E-Mails zugreifen, und die sensiblen Kommunikationsinhalte waren nicht mehr dem Risiko des Abfangens ausgesetzt. Der größte Vorteil: Die Lösung störte die Geschäftsabläufe nicht, und die externen Partner fanden das System benutzerfreundlich und leicht verständlich.
Diese Fallstudie zeigt, wie Unternehmen ihre externe Kommunikation absichern können, ohne ihren Partnern eine unnötige Last aufzuerlegen. Mit den richtigen Tools können selbst die sensibelsten E-Mails geschützt werden, sodass das Unternehmen nicht nur die DSGVO-Vorgaben erfüllt, sondern auch das Vertrauen seiner externen Partner bewahrt und stärkt.
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